Tehtävänä tapahtuman järjestäminen

Mitä asioista pitäisi muistaa tapahtumaa järjestettäessa? Haluatko tapahtumallesi toteuttajan avaimet käteen -mallilla, vaiko pelkästään apua jossakin osa-alueessa? Keneltä voi kysyä apua tai neuvoa mieltä askarruttavissa kysymyksissä, ja saatko tukea tapahtumapaikalla jos kaikki ei menekään suunnitelmien mukaan? Tapahtumakumppanit kannattaa valita huolella, sillä tapahtumasta yrityksesi muistetaan.

Tässä vaiheessa vuotta loppuvuoden suuremmat tapahtumat ovat (toivottavasti) jo aika hyvällä mallilla ja ensi vuoden tilaisuudet on hyvä laittaa työn alle. Jos tapahtuma on toiveissa järjestää suositussa tapahtumapaikassa, suosittuun aikaan ja tapahtuman ajankohta on tarkka, on pettymysten välttämiseksi hyvä olla jopa muutama vuosi etukäteen liikkeellä. Joskus viime tipassa voi tehdä löytöjä, mutta monesti vastassa on pettymyksiä.

Mission Impossible?

Tapahtumasuunnittelu olisi hyvä aloittaa sisällöntuotannolla, jossa määritellään tapahtuman idea, tavoitteet ja tapahtumailme. Miksi, kenelle ja mitä ovat kysymyksiä, joita kannattaa aloitusvaiheessa pyöritellä. Myös taloudellisia ja aikataulullisia realiteetteja kannattaa miettiä heti alussa ja kommunikoida ne avoimesti tapahtuman suunnittelussa mukana oleville tahoille. Jos ostat tapahtumatuotannon ulkopuoliselta yritykseltä, on heidän ammattitaitoaan osata kommentoida budjetin ja aikataulun realistisuutta jo suunnittelun alkuvaiheessa.

Vasta kun näihin kysymyksiin on löydetty vastauksia, voidaan siirtyä tekniseen tuotantoon, johon kuuluvat kaikki tapahtumapaikkaan liittyvät seikat, lähtien paikan valinnasta, ja kattaen mm. lupa-asiat, rakenteet, rakennuksen ja purun, tekniikan sekä aikataulutuksen. Kaiken tämän rinnalla on hyvä muistaa tapahtuman kaupallinen tuotanto, eli kutsut, nettisivut, some ja markkinointisuunnitelma, jotta huolella valmistellussa tapahtumassa olisi myös riittävästi kävijöitä oikeasta kohderyhmästä.

Tapahtumatuotannon eri osa-alueilla voi olla omat vastuuhenkilönsä, mutta kannustan paitsi viestimään, myös tapaamaan säännöllisesti tapahtuman suunnitteluvaiheessa, jolloin varmistetaan kaikkien toimijoiden pysyminen kartalla viimeisimmistä muutoksista. Etukäteen järjestelyorganisaatiossa sovitaan roolit valmisteluvaiheeseen, tapahtuman ajaksi ja sen jälkeen. Kun lopulta kaikki on valmista ja hyvin ennakkoon suunniteltu, voi itse keskittyä nauttimaan työnsä hedelmistä 😊

Muistilista:

  • Miksi, kenelle, mitä
  • Milloin, missä
  • Budjetti ja aikataulutus
  • Tapahtumapaikka, rakenteet, kalusteet
  • Lupa-asiat
  • Tiedottaminen, markkinointi
  • Roolitus, yhteistyökumppanit
  • Purku, jälkihoito

Me Fair Factorylla autamme mielellämme kaikissa tapahtumiin liittyvissä kysymyksissä. Meiltä saa suuria ja pieniä tapahtumia kaikilla herkuilla, pelkän teknisen tuotannon tai vain osia siitä – tarjoamme myös muille tapahtuma-alan ammattilaisille rakennus- ja suunnitteluosaamistamme palveluna!

Ohessa kuvia reilun viikon takaisesta Suuresta Osakesäästäjäpäivästä, jonka saimme iloksemme järjestää Osakesäästäjien Keskusliitolle. Jos aihe kiinnostaa, niin käy katsomassa livetallenne tilaisuudesta.

Osakesäästäjäpäivän teknisestä tuotannosta vastasi kanssamme loistava Flik Helsinki, jonka livestream ja videotuotanto ovat aivan huippuluokkaa.

Korvat kannattaa pitää höröllään lähiviikkoina, sillä tulossa on maukas kilpailu sekä uusia tuulia tapahtumarintamalta kesän jälkeen!

Kesäisin terveisin Tuulia Fair Factorylta

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Fair factory logo

Ota yhteyttä

Suomen Vahvimmat logo

Copyright © 2019 Fair Factory Oy

kysy meiltä »