Tapahtumatrendejä vuodelle 2020 - Fair Factory

Tapahtumatrendejä vuodelle 2020

Tapahtumat ja kokoukset muuttuvat ja kehittyvät jatkuvasti. Menestyäkseen tapahtuman pitää olla energinen ja joustava, sen pitää vastata osallistujien toiveisiin, tuoda jotain uutta ja erilaista sekä erottua kilpailijoistaan: kokosimme yhteen pienen katsauksen tapahtuma-alan trendeistä ensi vuodelle!


Nykyään olemme kaikki kiireisiä ja mietimme tarkkaan minkälaisiin tilaisuuksiin osallistumme. Tapahtuma on osallistujalleen kaikilla aisteilla koettava kokonaisuus ja yritykselle tai brändille valtava mahdollisuus tehdä lähtemätön vaikutus kävijään. Tapahtumiin keskimäärin käytettävät budjetit ovat kasvaneet vuosi vuodelta, ja tapahtumat ovat yrityksille suuria taloudellisia satsauksia, jolloin floppaaminen ei ole vaihtoehto.

Jokaiselle tapahtumia järjestävälle tuottaa suurta päänvaivaa pohtia, minkälaisista asioista koostuu tapahtuma, jota ei haluta missata? Tähän ei ole yhtä oikeaa vastausta, vaan tarvitaan uskallusta kokeilla uusia asioita ja jonkinlaista kristallipalloa ennustamiseen. Seuraavassa muutamia trendejä meiltä ja maailmalta ensi vuodelle:

1. Tapahtuma alkaa jo ennen ovenavausta
Kukaan ei halua enää viettää aikaansa jonottaen chek-in -pisteelle, kun teknologia mahdollistaa sisäänkirjautumisen etänä ja viivakoodia voi vilauttaa älylaitteen näytöltä lukijalle portilla. Tähän tullaan varmasti tulevaisuudessa kiinnittämään entistä enemmän huomiota – milloinkohan kasvontunnistusteknologia on niin pitkällä, että pääsylipun sijaan meillä kaikilla olisi ns. naamavippi? Erilaiset tapahtumasovellukset ovat nykyään suurissa tapahtumissa jo lähes pakollisia, mutta niihinkin pitäisi saada käyttäjälle todellisia lisähyötyjä niin, ettei koko sovellusta tarvitse ladata vain pääsylipun takia. Mitä nämä hyödyt sitten voisivat olla? Ehkä nopeampaa nettiä, lisättyä todellisuutta (AR) tai VIP-palveluita?

2. Ekotrendi on muutakin kuin kierrätystä
Tapahtumien ympäristöystävällisyys nousee yhä keskeisemmäksi asiaksi, ja hyvä niin. Jos aiemmin on keskitytty vaikka pelkästään muovittomuuteen, mutta samanaikaisesti raahattu yksittäisiä tapahtumaelementtejä puolen maailman takaa halvan hinnan kiilto silmissä, ei olla oltu ihan niin ekologisia kun on annettu ymmärtää. Koko tapahtuman hiilijalanjälkeä tarkastellaan entistä kriittisemmin ja pelkkä kierrätys ei enää riitä. Kasvissyönti ja veganismi eivät ole enää mitään marginaali-ilmiöitä, vaan cateringin pitää vastata kasvisruuan kysyntään entistä paremmin, ehkä tulevaisuudessa kaikki vaihtoehdot olisivat kasvissyöjille sopivia? Sitä odotellessa lähiruoka, luomu ja hävikkiruoka kunniaan!

Luonnonmukaisuus näkyy tapahtumissa muutenkin: aina ei ole mahdollista matkustaa luonnon helmaan, eikä se itseasiassa ole kovin ekologistakaan lennättää suurta ihmismäärää tapahtumainfran ulottumattomiin keskelle koskematonta erämaata. Silloin joudutaan tuomaan luonto sisätiloihin. Tapahtumien somistuksissa luontoa tuodaan entistä enemmän osallistujan lähelle materiaalivalinnoilla, näyttävillä sisätiloihin rakennetuilla puutarhoilla, luodaan tähtitaivasefekti valoilla tai kävellään paljain jaloin hiekalla, jolla saadaan koko tapahtuman ilmapiiriin mukaan hieman luonnon harmoniaa.

 

3. Hyvinvoiva ja virkeä osallistuja

Tapahtuman järjestäjälle ei riitä, että osallistujat saadaan saapumaan paikalle; heidät halutaan pitää virkeinä ja aktiivisina: hyvinvointitrendi siis jatkuu ja suurissa tapahtumissa maailmalla löytyy terveellisten tarjoilujen ohella jo digilaitteettomia vyöhykkeitä, taukohierontaa, meditaatiota, joogaa ym. hyvinvointia edistävää toimintaa osallistujien vireystilan ylläpitämiseksi. Myös kädentaitoworkshoppeja, kokkikouluja ja tapahtumakaupungin kiertokävelyitä yhdistetään pitkien kokousten agendoille entistä enemmän. Hyvinvointiteema vaikuttaa tapahtumapaikan valintaan, joten joustavuutta ja kokoushuonelaatikon ulkopuolelle ajattelemista tarvitaan paikan sijainnin, tilojen, palvelujen ja cateringin osalta.

 

4. Teknologiaa ja instamomentteja
Osallistujat haluavat personoidumpia kävijäkokemuksia ja mahdollisuuden räätälöidä itselleen sopivan ohjelmakokonaisuuden. Mahdollisuus valita itseään kiinnostavia puheenvuoroja sekä muuta ohjelmasisältöä ja osallistua ohjelmaan vaikkapa live-äänestyksen kautta on entistä tärkeämpää. Verkostoitumismahdollisuus on tärkeä syy osallistumiselle, joten verkostoitumiselle ja seurustelulle tarvitaan tilaa sekä ohjelmassa että tapahtumatilassa fyysisesti. Vaikka tulevaisuuden trendi vaikuttaa olevan entistä spektaakkelimaisemmat, miltei musiikkifestivaalityyppiset tapahtumat, voidaan pienempiin budjetteihin saada valinnanmahdollisuutta esimerkiksi hiljaisten kokousten muodossa: tällöin samassa yleisössä voidaan kuunnella kuulokkeista useaa rinnakkaista puhujaa, eikä eri esiintyjille tarvita eri saleja.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Yritystapahtumien visuaalisuus lisääntyy: valot, äänet ja esiintyjät saavat aikaan todellisen show’n. Tapahtumista halutaan jakaa instamomentteja someen ja ystäville, jolloin perinteisiin kaavoihin tarvitaan jotain uutta ja raikasta. Koska tapahtumapaikoiksi halutaan koko ajan uusia ja yllätyksellisiä paikkoja, tarvitaan myös uudenlaisia tiloja: tapahtumien elämyksellisyys luovempien ideoiden, pelillisyyden ja näyttävämpien esitysten suhteen vaatii myös tapahtumainfralta paljon, jolloin haasteeksi saattaa muodostua kustannuspuoli. Suurtapahtuman rakentaminen paikkaan, jonne kaikki tapahtuman rakenteet pitää tuoda muualta on huomattavasti kalliimpaa kuin sellaisessa tapahtumatilassa, josta ne jo löytyvät ennestään saman katon alta. Myös turvallisuus väliaikaisissa tapahtumatiloissa on oma haasteensa: paitsi tapahtumaturvallisuus, myös kyberturvallisuus pyörii tapahtumasuunnittelijan mielessä.

 

Innolla odotamme ensi vuotta ja minkälaisia tapahtumia pääsemme toteuttamaan. 😊 Jos sinulla on tapahtumiin liittyviä kysymyksiä niin ota yhteyttä!

Marraskuisin terveisin
Tuulia Fair Factorylta

Artikkelin kuvituksena olemme käyttäneet kuvia asiakkaalle suunnittelemastamme tilaisuudesta, jonka teknisestä tuotannosta vastasimme myös rakenteiden osalta.

Kuvat Krister Majander 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Fair factory logo

Ota yhteyttä

Suomen Vahvimmat logo

Copyright © 2019 Fair Factory Oy

kysy meiltä »