Poimi vinkit messuille ja vältä messukrapula!

Parin viikon takainen blogikirjoitus paljasti, että olemme osallistumassa Kongressimessuille, joten ajattelin jakaa messuvinkkien lomassa vähän kuvia ja tunnelmia sieltä. Kongressi on Suomen suurin tapahtuma-alan kaksipäiväinen tapahtuma, jossa kokousten, kongressien ja tapahtuman järjestäjät voivat verkostoitua ja tutustua alan palveluntarjoajiin. Me olimme mukana näillä messuilla ensimmäistä kertaa, koska halusimme kertoa tekevämme messujen lisäksi myös tapahtumia sekä esitellä suunnittelu- ja rakennusosaamistamme oman messuosastomme kautta.

Kongressiin oli rekisteröitynyt kolmisen tuhatta kävijää, joten kahtena messupäivänä vilinää riitti! Myynti- ja projektitiimimme jakaantui kumpanakin päivänä kahteen ryhmään, aamu- ja iltapäivävuoroon, jotta osastolta löytyisi aina notkeita kielenkantoja ja tuoreita jalkoja. Työn vuorotus on tärkeää, jotta jokainen messuilla työskentelevä jaksaa esiintyä osastolla virkeänä ja ravittuna, vaikka joskus messu-flow vie mukanaan ja osastolta voi olla vaikea irrottautua.

Entäs sitten osastoaktiviteetit ja arvonnat?

Me arvoimme kaikkien osastolla yhteystietonsa jättäneiden kesken kaksi Omronin E3 Intense kivunlievittäjää. Voittajiin on oltu yhteydessä ja heidän yhteyshenkilönsä toimittavat palkinnot henkilökohtaisesti. Ja kaikille tarjouspyynnön jättäjille toimitamme edellisessä postauksessa mainostetut ihanan pehmeät tähtihuovat.

Aktiviteetteihin voisin antaa pari vinkkiä: tietojen kerääminen täytyy tapahtua nopeasti, mutta toisaalta tietojen yhteydessä pitää kirjoittaa selkeästi mistä asiasta asiakkaan kanssa on keskusteltu ja mitä on sovittu. Kukaan ei pysty muistamaan enää päivän-parin kuluttua kaikkia yksityiskohtia, vaan ne on kirjoitettava muistiin. Kaikki tiedot on hyvä kirjata samaan paikkaan, irralliset lippulappuset ja omat muistivihot toimivat vain, jos tiedot naputellaan välittömästi messupäivän jälkeen jonnekin muistiin. Irrallisissa lapuissa on suuri vaara, että tiedot hukkuvat jonkun kassinpohjalle, eikä asiakas saa koskaan odottamaansa yhteydenottoa. Siksi erilaiset lukijat, joilla voidaan napata osallistujan tiedot suoraan pääsylipusta ovat käteviä, samoin kuin osaston tai kävin omilla laitteilla täytettävät kupongit, jotka lähettävät tiedot samaan suureen tiedostoon.

Tiesithän, että kilpailulomakkeen tai arvonnan nettiosoitteen voi tulostaa QR-koodina, jonka kävijät voivat napata oman puhelimensa kameralla ja täytellä lomakkeet omalla puhelimellaan?

Entäs sitten se jälkihoito?

Messukrapula iskee helposti messujen jälkeen, kun jalat on puhki ja messukassit täynnä omia ja vieraiden yritysten mainosmateriaaleja, kynätelineitä ja ties mitä. Kilpailukupongit, joita on vähintään satoja, olivat ehkä paperisia ja sen kuuluisan somebody else:n pitäisi naputella ne koneelle? Ei ole harvinaista, että toimiston nurkissa pyörii se sama messukassi vuodesta toiseen, monesti sininen ikeakassi kavereineen, ja kerran vuodessa se otetaan esiin kaikkine vanhentuneine sisältöineen. Siksipä kaikenlaisesta jälkinaputtelusta kannattaa pyrkiä eroon ja kerätä tiedot sähköisesti. Tavarat kannattaa käydä läpi jo osastolla: kiva raahata puoliksi juotuja vesipulloja puoli Suomea messuilta takaisin toimistolle, kun ne voisi kierrättää paikan päällä. Messuosastolta lähtiessä on tärkeää, että jokainen messuilla työskennellyt huolehtii omat tavaransa mukaan, ettei kenellekään jää kohtuutonta tavaramäärää kannettavaksi. Tavaroiden kuljetuksesta pois messuilta voi sopia etukäteen vaikka messurakentajan kanssa!

Viimeisenä muistutuksena asiakkaiden kontaktoiminen: ole yhteydessä kaikkiin yhteydenottopyynnön jättäneisiin asiakkaisiin, ilmoita mahdollisille arvontapalkintojen voittajille voitosta, kiitä kaikkia osastolla vierailleita ja kutsumiasi asiakkaita, tee vaikka palautekysely, ja jos olet menossa seuraavana vuonna, voit jo tehdä ennakkomarkkinointia. Tee tämä kaikki viikon-parin sisällä messuista, niin olet vielä tuoreena kävijän mielessä.

Kongressimessuilla meillä oli mahtava tunnelma ja haluaisinkin vielä täältä blogin kautta kiittää kaikkia osastollamme vierailleita. Saimme valtavan määrän yhteydenottoja ja tapasimme paljon ihania asiakkaita ja yhteistyökumppaneita. Jos missasit meidät messuilla sinisissä peruukeissamme, tule treffaamaan meitä vaikka toimistollemme – meillä saattaa olla jopa peruukit päässä!

Aurinkoisin terveisin