Kurkista kulissien taakse

Paljon suunnittelua ja organisointia on ehtinyt tapahtua ennen kuin messut ja isot tapahtumat avaavat ovensa yleisölle: Rakensimme viime viikolla Helsingin Wanhaan Satamaan Meetings & Events ja Esimies & Henkilöstö -tapahtumaa, jonka kulisseihin pääsemme tänään hieman kurkistamaan. Tapahtuman kokonaisurakointi ei ole ihan pieni ponnistus ja harvalle tulee mieleen minkälaisia työvaiheita projektin loppuun saattamiseen kuuluukaan! Meillä projektipäällikkönä tapahtumasta vastasi Rita Kylli, joten annetaan Ritan kertoa muutamalla sanalla projektin kulusta.

Moi! Kuka olet ja mitä teet?

Hei, olen Rita Kylli ja toimin FF:ssä Asiakkuusjohtajana. Tehtäviini kuuluu vastata projektien kulusta ja toteutuksesta aina ensimmäisestä briefistä valmiiseen pakettiin ja purkamiseen saakka. Pääasiassa toimin asiakkaan ja yrityksemme sekä muiden mahdollisten alihankkijoiden rajapinnassa vastaten projektista. Kotosalla vietän aikaa perheeni ja eläimiin liittyvien harrastusten parissa.

Rita Kylli

Kuinka kauan etukäteen tämäntyyppistä tapahtumaa kannattaa alkaa suunnitella ja milloin suosittelisit asiakkaan ottavan meihin yhteyttä viimeistään?

Näin isojen toteutuksien kanssa avataan keskustelua mielellään heti, kun tapahtumaa aletaan suunnittelemaan. Pystymme varmastikin antamaan jo paljon apua paikan valinnasta lähtien. Uskoisin, että vuotta ennen tapahtuman ajankohtaa, keskustelu kannattaa jo avata.

Kerro vähän projektin työvaiheista: mitä kaikkea tapahtuu asiakkaan yhteydenoton ja valmiin tapahtuman välillä?

Työvaiheita on monia:

 Ensiksi tietysti suunnitellaan tapahtuman ilme ja toteutustapa. Samalla tehdään kustannuslaskelmat ja päätökset muista asiaan liittyvistä kuten tekniikasta, kokonaisilmeestä, tarjoilusta yms.

Sovittujen reunaehtojen puitteissa teemme sitten sisäiset työvaiheet, projekti suunnitellaan loppuun ja viedään tuotantoon grafiikoiden, rakenteiden, tekniikan ja muiden mahdollisten asioiden osalta.

Tapahtuman lähestyessä myös projektin hoito ja päätöksenteko kiihtyy, mutta pidämme huolta, että kaikki on valmiina, kun tapahtuman rakennus alkaa.

Seuraavaksi tulee sitten itse toteutus. Tässä projektissa rakentajamme, työnjohto sekä minä projektivastaavana olimme paikalla asiakkaan kanssa sunnuntaipäivän ja rakensimme pääosin näyttelyrakenteet silloin kokonaan. Meillä oli järjestäjän puolesta annettu ideaali tilanne, saimme itsenäisesti ja rauhassa tehdä näyttelyn valmiiksi ennen näytteilleasettajien saapumista, joka tapahtui vasta seuraavana päivänä, maanantaina klo 14. Tätä ennen maanantaina aamusta muut tapahtumarakentajat saivat tulla paikalle rakentamaan heiltä tilatut osastot. Näytteilleasettajien tultua paikalle kirjasimme vielä ylös viimehetken tilaukset sekä katsoimme järjestäjän kanssa, että kaikki oli tehty sovitusti.

Tapahtuman aikana olimme tavoitettavissa hoitamassa tapahtuman aikana ilmenneet tarpeet.

Tapahtuman loputtua, kun muiden mielestä tapahtuma on jo ohi, meillä alkaa vielä yksi vaihe, eli tapahtuman purkaminen. Tähän yleensä menee noin puolet rakennusajasta. Purussa lajittelemme vuokratuotteemme ja kierrätykseen sekä hävitykseen menevät rakenteet ja kalusteet.

Mitkä asiat mielestäsi ovat meidän yrityksen vahvuuksia jos mietitään messujen kokonaisurakointia?

Joustavuus ja laadukkuus. Koska emme ole sidottuja mihinkään tiettyyn rakenteeseen, voimme tehdä luoviakin ratkaisuja kustannustehokkaasti.

Anna joku vinkki tai ohje sellaiselle yritykselle, joka suunnittelee omien messujen järjestämistä?

Tapahtuman viemisessä hyvin maaliin tarvitaan hyvät toteutuskumppanit. Ottamalla yhteys mahdollisimman aikaisin tapahtuman rakentajaan saavuttaa varmasti monia etuja.

Toivotan kaikille onnistuneita tapahtumia ja mukavaa syksyä!

 

 

Kiitokset Ritalle haastattelusta 😊

Mitä ajatuksia tai kysymyksiä aihe herättää? Kommentoi alle, tai laita viestiä info@fairfactory.fi niin jutellaan lisää!

Terkuin Tuulia

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Fair factory logo

Ota yhteyttä

Suomen Vahvimmat logo

Copyright © 2019 Fair Factory Oy

kysy meiltä »